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De la formación tradicional a la gestión del conocimiento en una organización

Llevo mucho tiempo dando vueltas a cómo enfocar los procesos de formación para que verdaderamente sean efectivos y siempre me encuentro con los mismos problemas, que suelen repetirse en aquellas organizaciones que llevan a cabo una formación tradicional:

  • Objetivos: los objetivos de aprendizaje que abarcan niveles altos de la taxonomía de bloom (aplicar, analizar, evaluar, crear) suelen ser inalcanzables, tanto por las metodologías que se usan (normalmente conductistas), como por el tiempo de que se dispone.
  • Necesidades: el “plan de formación” tradicional, basado en una oferta de cursos, generalmente no está ligado con lo que realmente necesitan los alumnos y, a menudo, observamos que “una cosa es lo que se da en un curso” y “otra cosa es lo que se hace” después en el trabajo.
  • Transferencia: no existe una transferencia real de lo aprendido en la formación al puesto de trabajo.
  • Tiempo: respecto al factor tiempo, observo tres problemas:

1) Cuesta mucho organizar un curso, por lo que se desactualiza en poco tiempo (formación desactualizada y poco ágil)

2) El conocimiento no llega a los alumnos en el momento en el que lo necesitan para su trabajo

3) Los alumnos no tienen tiempo para aprovechar el curso, pues normalmente lo han de compaginar con su trabajo o tareas

  • Actitud: los alumnos suelen desmotivarse con la formación porque no ven el curso de utilidad, porque a menudo se ven obligados a asistir y porque la metodología de la acción formativa no implica a los alumnos y la participación de los/las alumnos/as es mínima.

Considero que estos problemas se podrían minimizar si incorporamos la formación en una estrategia global de gestión del conocimiento, siguiendo los planteamientos y metodología de ICA2, innovación y tecnología.

 

¿POR QUÉ ES NECESARIA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

 

Necesitamos personas competentes y motivadas

Es indudable que las organizaciones necesitan personas competentes para desarrollar las tareas y funciones que les permitan alcanzar sus fines y objetivos.

Las personas competentes, siguiendo a Guy Leboterf, son aquellas que saben entrar en acción en un contexto dado para realizar una tarea o para hacer frente a diferentes problemas que se presenten.

Para ello, es necesario que la persona integre básicamente un conjunto de 3 elementos:

  1. Conocimientos (saber) : la persona tiene el conocimiento en el momento adecuado
  2. Habilidades (saber hacer) : la persona ha desarrollado las habilidades necesarias para realizar su trabajo
  3. Actitudes (ser o querer) : la persona está motivada y sabe actuar en sus relaciones con otras personas.

La gestión del conocimiento facilita a las personas la adquisición del conocimiento necesario para desarrollar sus capacidades y habilidades, así como genera una cultura organizacional que favorece actitudes colaborativas, compromiso y sentimiento de pertenencia, lo que aumenta la motivación de los miembros de la organización.

Necesitamos que el conocimiento cree valor en la organización

Las organizaciones están repletas de personas con mucho conocimiento, pero eso no significa siempre que ese conocimiento que tienen las personas se use en el desempeño de su trabajo dentro de la organización y, mucho menos, que ese conocimiento aplicado en el desempeño sirva para crear valor en la organización.

La gestión del conocimiento nos permite identificar el conocimiento clave para la organización, favoreciendo el contexto adecuado e impulsando las iniciativas concretas para que el conocimiento clave se use por las personas en el desempeño de su trabajo para la creación de valor, siempre observando los indicadores para controlar que verdaderamente ese conocimiento está aportando valor.

Necesitamos preservar el conocimiento como un activo de forma que esté disponible y actualizado.

El conocimiento ha de tratarse en las organizaciones como un activo, pues por muchos recursos que posea una organización, si no tiene personas con el conocimiento adecuado para usarlos, es evidente que no obtendrá los beneficios esperados.

El conocimiento se ha de preservar, pero para ello no hay que almacenarlo, pues no se trata de un recurso, sino que hay que compartirlo. Existen graves problemas en muchas organizaciones con las fugas de conocimiento, por ejemplo cuando se produce una jubilación, ya que si la persona ha ido acumulando y no ha compartido el conocimiento, la organización pierde ese conocimiento.

El conocimiento en una organización debería estar disponible en el momento y lugar en que se necesite para que pueda ser usado, por ello es fundamental comprender que existen dos tipos de conocimiento:

  • El conocimiento tácito es aquel que poseen las personas y que no ha sido transcrito y empaquetado, bien por no se posible o, siendo posible, porque no se haya transcrito.
  • El conocimiento explícito es aquel que está almacenado en algún tipo de soporte que lo hace reutilizable. Los soportes pueden ser texto, audio, vídeo, imágenes o combinaciones de éstos.

La gestión del conocimiento nos permite crear un sistema que provoca el ciclo del conocimiento (de tácito a tácito; de tácito a explícito; de explícito a explícito; de explícito a tácito), lo que favorece el uso del conocimiento (a mayor uso más se potencia), así como su actualización, de forma que la organización logre obtener sus beneficios.

Necesitamos mejora contínua e innovación

En el contexto socio-económico en el que vivimos, absolutamente condicionado por la tecnología, los cambios se producen de forma vertiginosa y las organizaciones han de adaptarse constantemente a los cambios. Por ello, la mejora contínua y la innovación devienen imprescindibles para que las organizaciones logren adaptarse a los cambios y puedan continuar aportando valor.

La gestión del conocimiento es un factor clave para la mejora contínua y la innovación, pues impulsa iniciativas que favorecen la creatividad y permite a los miembros de la organización crear nuevo conocimiento, desde un análisis responsable de todos los aspectos en juego, lo que minimiza los riesgos.

También es clave la gestión del conocimiento porque nos permite alimentar la motivación de los miembros de la organización, pensemos que instaurando una cultura de trabajo colaborativa y participativa, generamos un sentimiento de pertenencia de los miembros, lo que aumenta significativamente su motivación y ayuda a vencer su resistencia al cambio.

Necesitamos compartir e intercambiar el conocimiento

Como hemos comentado anteriormente, para poder preservar el conocimiento, debemos compartirlo, pero esto no es tarea fácil, existe una cultura muy arraigada de propiedad del conocimiento, por ello es necesario contar con estrategias para ir cambiando hacia una cultura de compartir conocimiento.

Si queremos que las personas que poseen un conocimiento lo compartan, parece justo que reciban algo a cambio, no podemos pretender que alguien comparta todo lo que sabe de forma desinteresada, y lo más adecuado sería pagarle con su misma moneda, intercambiando conocimiento: “tú me enseñas lo que sabes y yo te enseño lo que se”.

A través de la gestión del conocimiento, las organizaciones pueden crear el contexto necesario para que se produzca la compartición/intercambio de conocimientos entre las personas que la integran, hablamos de implantar canales de comunicación, crear espacios de trabajo, organizar actividades, establecer políticas favorables, etc…

 


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